Simplificar o local de trabalho moderno: transformar a complexidade operacional em rentabilidade

Simplificar o local de trabalho moderno: transformar a complexidade operacional em rentabilidade

Por Tony Ko, Vice-Presidente de Hardware e Soluções Empresariais

Os locais de trabalho estão a evoluir a um ritmo acelerado, redefinindo a forma como as organizações gerem a tecnologia, os custos e as expectativas dos colaboradores. As equipas de TI são responsáveis pela segurança de ambientes de dispositivos cada vez mais complexos, os responsáveis financeiros estão focados no controlo de custos e na promoção da eficiência, e os colaboradores esperam experiências tecnológicas fluidas e consistentes, independentemente do local onde trabalham. Ao mesmo tempo, orçamentos mais apertados e requisitos de conformidade cada vez mais exigentes estão a obrigar as empresas a fazer mais com menos.

Para gerir eficazmente esta transformação contínua, as empresas precisam de ecossistemas de trabalho interligados que sejam seguros, eficientes, escaláveis e económicos. Neste contexto, simplificar as operações pode constituir uma verdadeira vantagem competitiva.

A complexidade está a minar silenciosamente a rentabilidade

Muitas organizações continuam a operar com sistemas fragmentados, fluxos de trabalho desconexos e modelos de apoio reativos. 

Isto resulta em ineficiências que muitas vezes passam despercebidas até que os custos se acumulem:

• Tempo perdido a gerir várias plataformas e fornecedores
• Aumento dos custos de impressão e de infraestruturas
• Aumento das vulnerabilidades de segurança
• Tempo de inatividade que prejudica a produtividade
• Processos manuais de gestão de documentos que atrasam as decisões empresariais

Consideradas isoladamente, estas questões podem parecer fáceis de gerir. No entanto, quando consideradas em conjunto, criam falhas no fluxo de trabalho e desperdício desnecessário, o que afeta a rentabilidade e sobrecarrega as equipas internas.

A transição da gestão de dispositivos para a otimização do local de trabalho

As soluções modernas para o local de trabalho já não se centram exclusivamente no hardware. As empresas precisam de ecossistemas inteligentes que liguem dispositivos, automatizem fluxos de trabalho e forneçam informações úteis e concretas. As organizações preparadas para o futuro estão a abandonar as ferramentas isoladas e a adotar estratégias integradas para o local de trabalho que simplificam as operações, melhorando simultaneamente a visibilidade e o controlo. 

As Soluções para o Local de Trabalho da Katun foram concebidas a pensar nesta necessidade de simplificação e flexibilidade, ajudando as organizações a otimizar a forma como o trabalho é realizado através da automatização, de uma infraestrutura segura e de um suporte escalável. O objetivo é simples: reduzir a complexidade e, ao mesmo tempo, melhorar o desempenho operacional.

Gestão de impressão mais inteligente = poupanças mensuráveis

Os ambientes de impressão continuam a ser uma das fontes de desperdício operacional mais negligenciadas. A utilização não controlada, a impressão sem segurança e os fluxos de trabalho ineficientes geram custos desnecessários que podem acumular-se rapidamente.

O portfólio de Soluções para o Local de Trabalho da Katun inclui ferramentas líderes de gestão inteligente de impressão, como o MyQ, para ajudar as empresas a obter visibilidade sobre os hábitos de impressão, automatizar fluxos de trabalho e reforçar a segurança. Os colaboradores só imprimem quando os documentos estão prontos para serem recolhidos, reduzindo o desperdício e protegendo, ao mesmo tempo, as informações confidenciais.

Para as equipas de liderança, os benefícios são mensuráveis:

• Custos de impressão mais baixos
• Redução do desperdício de papel
• Maior conformidade
• Maior visibilidade das tendências operacionais

Quando as organizações compreendem como os recursos estão a ser utilizados, podem tomar decisões empresariais mais acertadas.

A visibilidade e a automatização reforçam a resiliência operacional

A gestão de frotas de dispositivos em vários locais pode rapidamente tornar-se dispendiosa em termos de recursos sem as ferramentas adequadas. Os modelos de manutenção reativa conduzem frequentemente a períodos de inatividade, atrasos no serviço e utilizadores frustrados.

As plataformas de gestão de frotas baseadas na nuvem, como o eXplorer, o Printanista e o KPAX da Katun, permitem que as organizações passem de um suporte reativo para uma otimização proativa. O monitorização em tempo real, os alertas automatizados e as capacidades de configuração remota ajudam a identificar e resolver problemas antes que causem perturbações. O impacto vai além da conveniência. O aumento do tempo de atividade e a gestão simplificada reduzem os custos de manutenção, minimizam as interrupções e permitem que as equipas de TI se concentrem em iniciativas de maior valor.

Os locais de trabalho conectados precisam de uma segurança mais inteligente

À medida que os locais de trabalho se tornam mais interligados, as impressoras multifuncionais (MFP) e os fluxos de trabalho de documentos integram-se cada vez mais no panorama geral da segurança. Abordagens de segurança fragmentadas podem colocar as empresas e os seus clientes em risco.

As soluções de autenticação segura, incluindo ferramentas baseadas em crachás de identificação por radiofrequência (RFID), ajudam a garantir que apenas os utilizadores autorizados possam aceder a dispositivos e documentos confidenciais. Em combinação com a transferência de dados encriptados, a libertação segura de impressões e controlos de acesso em camadas, as organizações podem reforçar a segurança sem criar dificuldades para os colaboradores. As estratégias de segurança mais eficazes são aquelas que os utilizadores mal notam, uma vez que estão perfeitamente integradas nos fluxos de trabalho diários.

A automatização está a redefinir a produtividade

O tratamento manual de documentos continua a ser um obstáculo significativo à eficiência. Os funcionários continuam a despender tempo valioso a digitalizar, encaminhar, organizar e procurar informações. Soluções de captura de documentos como o Scanshare simplificam estes processos, automatizando a forma como os documentos são capturados e distribuídos para e-mail, plataformas na nuvem, pastas de rede e aplicações empresariais.

A tecnologia de Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR) converte ficheiros digitalizados em documentos pesquisáveis e editáveis, facilitando o acesso e a utilização da informação. A automatização oferece o seu maior valor não ao substituir as pessoas, mas ao eliminar tarefas repetitivas, para que os colaboradores se possam concentrar em tarefas mais estratégicas.

A simplicidade é o futuro do local de trabalho

As organizações que terão sucesso na próxima década serão aquelas que utilizarem a tecnologia de forma estratégica para simplificar as operações. A simplificação já não é apenas um objetivo operacional; é uma estratégia de crescimento. O local de trabalho do futuro não consiste em adicionar mais sistemas. Trata-se de criar ambientes interligados onde a tecnologia funcione em perfeita sintonia para apoiar a produtividade, a rentabilidade e o crescimento a longo prazo. Saiba mais sobre como a Katun na sua região pode ajudar a simplificar as operações da sua empresa.