Comment intégrer les imprimantes multifonctions à votre stratégie de cybersécurité

Comment intégrer les imprimantes multifonctions à votre stratégie de cybersécurité

Par Tony Ko, vice-président chargé du matériel et des solutions d'entreprise

Lorsque les entreprises abordent la question de la cybersécurité, la discussion porte généralement d’abord sur les ordinateurs, les serveurs et les réseaux. Mais il existe un autre terminal connecté qui est souvent négligé : l’imprimante multifonction (MFP).

Les imprimantes multifonctions d'aujourd'hui ne se contentent plus d'imprimer et de photocopier. Elles se connectent à des réseaux, numérisent des documents sensibles et transmettent des informations au sein d'une entreprise. Sans mesures de protection adéquates, ces appareils peuvent créer des failles de sécurité.

L'intégration de multifonctions dans votre stratégie de cybersécurité contribue à protéger les informations de votre entreprise, à réduire les risques et à garantir des flux de travail documentaires plus sécurisés.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pratiques pour assurer la sécurité de votre parc d'imprimantes multifonctions.

Commencez par les bases : sécurisez vos appareils

Veiller à ce que les imprimantes multifonctions soient configurées de manière sécurisée et disposent de la dernière version du micrologiciel constitue une première étape importante. À l'instar d'autres appareils connectés, les imprimantes multifonctions nécessitent une maintenance régulière afin de remédier aux failles de sécurité potentielles et de garantir un fonctionnement fiable.

Pour les imprimantes multifonctions Katun Arivia, renseignez-vous auprès de votre prestataire de services afin de comprendre comment sont gérées les mises à jour du micrologiciel, notamment comment celles-ci sont surveillées et appliquées. Vérifier régulièrement les paramètres des appareils, limiter les droits d'accès des administrateurs et désactiver les services réseau inutiles peut également contribuer à réduire l'exposition aux menaces potentielles.

Les contrôles d'accès constituent un autre aspect important à prendre en compte. Les autorisations d'utilisateur et les délais d'expiration automatiques des sessions peuvent contribuer à empêcher tout accès non autorisé, tandis que les fonctionnalités d'impression sécurisée permettent d'éviter que des documents confidentiels ne restent sans surveillance dans un bac de sortie.

Protéger les informations lors de leur transfert

Un multifonction traite souvent des informations sensibles lors de leur transfert entre l'ordinateur d'un utilisateur, l'appareil, un serveur de fichiers, un système de messagerie électronique ou une autre destination de numérisation. Ces informations doivent bénéficier d'une protection adéquate tout au long du processus.

Il convient de se poser une question simple : savons-nous comment les informations circulent au sein de nos flux de travail d'impression et de numérisation, et ces échanges sont-ils suffisamment protégés ?

La sécurisation de ces connexions peut contribuer à réduire le risque d'interception ou d'accès non autorisé aux informations. Demandez à votre équipe informatique ou à votre prestataire d'impression de vérifier que le chiffrement et d'autres mesures de sécurité protègent les informations sensibles tout au long de vos flux de travail d'impression et de numérisation.

Simplifiez et sécurisez la numérisation

L'envoi d'un document au mauvais destinataire ou dans le mauvais dossier partagé peut entraîner la divulgation d'informations confidentielles. Lorsque les employés saisissent manuellement des adresses e-mail ou sélectionnent des destinataires dans une longue liste, des erreurs peuvent se produire.

La définition de destinations de numérisation préconfigurées et approuvées peut contribuer à réduire ces erreurs en facilitant l'identification et la sélection des options autorisées. La gamme Workplace Solutions de Katun comprend des solutions qui peuvent aider les entreprises à mettre en place des flux de travail de numérisation structurés et à appliquer des contrôles d'accès aux fonctions et destinations prises en charge par les périphériques.

L'objectif est d'intégrer la gestion sécurisée des documents dans le flux de travail quotidien, sans alourdir inutilement la tâche des employés.

Réfléchissez à la surveillance et à l'accès

La sécurité ne s'arrête pas une fois qu'un multifonction est configuré. Les entreprises doivent également disposer d'une visibilité sur les activités liées à la sécurité et sur le fonctionnement courant des appareils.

La surveillance de la sécurité peut aider les équipes informatiques à analyser l'activité des appareils et à enquêter sur d'éventuels problèmes. Les journaux d'audit, par exemple, peuvent enregistrer les tentatives de connexion infructueuses répétées, fournissant ainsi aux équipes des informations utiles pour mener leur enquête. Demandez à votre fournisseur quelles activités sont enregistrées, pendant combien de temps les enregistrements sont conservés et comment ils sont analysés.

La surveillance du parc d'imprimantes joue un rôle différent, mais tout aussi important. Des outils tels que MPS Monitor et eXplorer de Katun peuvent aider les équipes informatiques et les prestataires de services d'impression à surveiller les performances du parc et à identifier des problèmes tels que le niveau de toner bas ou les bourrages papier. Cette visibilité favorise une maintenance en temps opportun et contribue à minimiser les perturbations.

L'authentification constitue un autre niveau de protection essentiel. Les employés peuvent utiliser un badge d'identification compatible ou une autre méthode de connexion prise en charge pour accéder aux fonctions autorisées et valider des travaux d'impression confidentiels, ce qui contribue à réduire le risque que des documents soient récupérés par une personne non autorisée.

Les imprimantes multifonctions Arivia intègrent des contrôles d'authentification natifs, tandis que des solutions telles que MyQ et des lecteurs de cartes compatibles, comme le lecteur de cartes HID de Katun, permettent de répondre à des exigences supplémentaires en matière d'authentification et de sécurisation de la libération des impressions.

Conjugués, les contrôles d'accès adaptés, l'authentification et la surveillance des appareils aident les organisations à adopter une approche plus globale en matière de sécurité.

Intégrez la sécurité des imprimantes multifonctions dans vos discussions

L'une des étapes les plus importantes pour sécuriser votre parc d'imprimantes multifonctions consiste à intégrer systématiquement la sécurité de ces appareils dans les discussions sur la cybersécurité au sein de votre organisation. La sécurité des imprimantes multifonctions ne doit pas nécessairement faire l'objet d'une initiative distincte ; elle doit être prise en compte au même titre que les systèmes, les utilisateurs et les flux de travail déjà couverts par votre stratégie globale de sécurité.  

La prochaine fois que votre organisation réévaluera son plan de cybersécurité, posez-vous les questions suivantes :

- Nos imprimantes multifonctions sont-elles configurées de manière sécurisée et mises à jour régulièrement ?
- Qui peut accéder aux fonctions des appareils et aux travaux d'impression confidentiels ?
- Disposons-nous des outils nécessaires pour assurer la sécurité de notre parc d'imprimantes multifonctions ?
- Les informations sensibles sont-elles chiffrées lors de leur transfert entre les systèmes ?
- Les destinations de numérisation sont-elles contrôlées ?
- Les événements et l'activité des appareils font-ils l'objet d'une surveillance ?
- Qu'advient-il des données stockées sur un appareil lorsqu'il est remplacé, restitué ou mis au rebut ?

Katun peut vous aider à approfondir ces questions et à trouver des solutions adaptées aux besoins spécifiques de votre organisation.

Un environnement d'impression sécurisé ne se limite pas aux appareils eux-mêmes. Il nécessite une interaction sécurisée entre les appareils, les logiciels, les utilisateurs, les données et les flux de travail. En intégrant les imprimantes multifonctions (MFP) dans leur réflexion sur la cybersécurité, les entreprises peuvent remédier à un risque souvent négligé et renforcer leur stratégie globale de sécurité.

Découvrez les imprimantes multifonctions Arivia et les solutions pour le lieu de travail proposées par Katun afin de comprendre comment des appareils, des logiciels et des flux de travail adaptés peuvent contribuer à un environnement d'impression plus sécurisé. Pour plus d'informations sur les fonctionnalités de sécurité d'Arivia, consultez notre livre blanc consacré à la sécurité d'Arivia.