Auxiliar administrativo I

Descripción del puesto 

Como Asistente Administrativo I, apoyarás a todo nuestro equipo de gestión de las instalaciones y trabajarás en una serie de tareas generales a muy detalladas.

Propósito:

Presta apoyo a todo el equipo de gestión de las instalaciones, desde tareas generales hasta tareas muy detalladas. Utiliza la orientación de la dirección para completar las compras y actualizar los sistemas. Genera informes y mantiene mecanismos de archivo físicos y electrónicos.

Responsabilidades clave:

• Presta apoyo a todo el equipo directivo y apoyo general a los visitantes, como tarjetas de identificación, registros y mantenimiento del sistema de tarjetas de acceso de seguridad. Mantiene los sistemas de archivo tanto para la administración como para RRHH.
• Crea hojas de cálculo y PowerPoint a partir de contenidos/informes. Prepara informes detallados y presentaciones para el equipo directivo.
• Pedir suministros, investigando los precios en función de los niveles de inventario prescritos.
• Concilia los informes de gastos, procesa los recibos de las tarjetas de crédito y dirige las facturas al proceso AP.
• Llama a los proveedores para organizar los servicios, obtiene los acuerdos de seguridad de los proveedores y los certificados de seguro.
• Mantiene el sistema de control horario NOVAtime para respaldar los informes de producción, asistencia y rendimiento clave. Concilia los saldos de prestaciones con UKG.
• Mantiene las fichas de datos de seguridad de referencia para la producción y la oficina.
• Participa en iniciativas de mejora continua y calidad, incluido el desarrollo personal y profesional, para maximizar la capacidad individual, departamental y organizativa.
• Mantiene un entorno de trabajo seguro y eficiente para satisfacer continuamente las necesidades del cliente
  y proteger la salud y el bienestar de los empleados.
• Mantiene una relación constructiva con los empleados de todo el almacén compartiendo información y conocimientos con el fin de mejorar las capacidades de los compañeros para lograr resultados.
• Realiza otros proyectos, trabajos y actividades asignados para garantizar un servicio continuo a nuestros clientes internos y externos.
   

Requisitos:

• Se requiere educación secundaria o GED.
• Experiencia de 3 a 5 años en apoyo administrativo a directivos.
• Capacidad demostrada para alcanzar los objetivos/expectativas de rendimiento.

Conocimientos, habilidades y aptitudes:

• Alto nivel de confidencialidad y protocolo empresarial
• Capacidad para leer y comprender instrucciones y correspondencia.
• Se requiere buena comunicación y etiqueta en el correo electrónico
• Conocimientos prácticos avanzados de los programas informáticos que figuran a continuación y de los datos de origen
• Comprensión de los principios contables y las fórmulas básicas
• Se requieren conocimientos de matemáticas aplicadas

Equipo / Software utilizado:

• Ordenador
• Microsoft Office, incluido PowerPoint y crecer (elaboración de organigramas y gráficos)
• Preferiblemente, experiencia en NOVAtime
• Preferiblemente experiencia en IFS

Entorno de trabajo y requisitos físicos*:

• Condiciones de trabajo: Almacén Póngase en contacto con Recursos Humanos para obtener una descripción completa de las condiciones de trabajo. 

*Esta lista no representa todas las exigencias físicas. Las descripciones son representativas de las que debe cumplir el empleado para desempeñar con éxito las funciones esenciales del puesto. Es posible que se realicen adaptaciones razonables para que las personas con discapacidades puedan desempeñar las funciones esenciales del trabajo. Katun Corporation es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados serán tenidos en cuenta para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, nacionalidad, discapacidad, condición de veterano o cualquier otra condición protegida definida por la ley.

Esta descripción de puesto es una representación general de las obligaciones y responsabilidades que suelen encontrarse dentro de esta categoría laboral y no debe interpretarse como una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, obligaciones y cualificaciones que se exigen a las personas que desempeñan esta función. Las descripciones de puestos no pretenden ser ni crean contratos de trabajo. 

Tipo de trabajo: A tiempo parcial

Remuneración: 20,00 dólares por hora

Horas previstas: 22,50 horas semanales

Horario: De lunes a viernes

Horario de atención al público: 7:30 - 12:00

Formación: Bachillerato o equivalente (Preferido)

Capacidad para desplazarse: Davenport, IA 52806 (Obligatorio) 

Lugar de trabajo: En persona

Ventajas:

• 401(k)
• 401(k) de contrapartida
• Tiempo libre retribuido
• Programa de referencia
• Programa de asistencia al empleado