Verwaltungsassistentin I

Stellenbeschreibung 

Als Verwaltungsassistent/in I unterstützen Sie unser gesamtes Verwaltungsteam für die Einrichtung und arbeiten an einer Reihe von allgemeinen bis sehr detaillierten Aufgaben.

Zweck:

Unterstützt das gesamte Managementteam der Einrichtung von allgemeinen bis hin zu sehr detaillierten Aufgaben. Nutzt die Anleitungen des Managements, um den Einkauf zu vervollständigen und die Systeme zu aktualisieren. Erstellt Berichte und pflegt sowohl physische als auch elektronische Dateisysteme.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Unterstützung des gesamten Managementteams und allgemeine Unterstützung für Besucher, z. B. Ausweise, Anmeldungen, einschließlich der Pflege des Sicherheitskartensystems. Führt Ablagesysteme sowohl für die Verwaltung als auch für die Personalabteilung.
• Erstellt Tabellenkalkulationen und PowerPoint-Präsentationen aus Inhalten/Berichten. Erstellung detaillierter Berichte und Präsentationen für das Managementteam.
• Bestellung von Vorräten, Ermittlung von Preisen auf der Grundlage der vorgeschriebenen Lagerbestände.
• Stimmt Spesenabrechnungen ab, bearbeitet Kreditkartenbelege und leitet Rechnungen an die Buchhaltung weiter.
• Ruft bei Anbietern an, um Dienstleistungen zu vereinbaren, holt Sicherheitsvereinbarungen und Versicherungsnachweise ein.
• Führt das Zeiterfassungssystem NOVAtime zur Unterstützung von Produktionsberichten, Anwesenheits- und Leistungsberichten. Stimmt die Leistungssalden mit UKG ab.
• Führt Referenz-Sicherheitsdatenblätter für die Produktion und das Büro.
• Nimmt an kontinuierlichen Verbesserungs- und Qualitätsinitiativen teil, einschließlich persönlicher und beruflicher Entwicklung, um die individuelle, abteilungsbezogene und organisatorische Kapazität zu maximieren.
• Sorgt für ein sicheres und effizientes Arbeitsumfeld, um die Anforderungen der Kunden
  kontinuierlich zu erfüllen und die Gesundheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter zu schützen.
• Unterhält konstruktive Beziehungen zu den Mitarbeitern im gesamten Lager, indem er Informationen und Wissen weitergibt, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter zur Erzielung von Ergebnissen zu verbessern.
• Führt andere zugewiesene Projekte, Arbeiten und Aktivitäten aus, um einen kontinuierlichen Service für unsere internen und externen Kunden sicherzustellen.
   

Anforderungen:

• High-School-Abschluss oder GED erforderlich.
• 3 bis 5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften im Bürobereich.
• Nachgewiesene Fähigkeit, Leistungsziele/-erwartungen zu erreichen.

Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten:

• hohes Maß an Vertraulichkeit und Geschäftsetikette
• Fähigkeit zum Lesen und Verstehen von Anweisungen und Schriftverkehr
• Gute Kommunikation und E-Mail-Knigge sind erforderlich
• Fortgeschrittene Kenntnisse der folgenden Softwareprogramme und Quelldaten
• Kenntnis der Rechnungslegungsgrundsätze und der grundlegenden Formeln
• Angewandte mathematische Fähigkeiten erforderlich

Verwendete Ausrüstung/Software:

• Computer
• Microsoft Office einschließlich PowerPoint und Excel (Erstellung von Flussdiagrammen und Schaubildern)
• NOVAtime-Erfahrung wird bevorzugt
• IFS-Erfahrung bevorzugt

Arbeitsumgebung und körperliche Anforderungen*:

• Arbeitsbedingungen: Eine vollständige Beschreibung der Arbeitsbedingungen erhalten Sie von der Personalabteilung im Lager. 

*Diese Liste enthält nicht alle körperlichen Anforderungen. Die Beschreibungen sind repräsentativ für die Anforderungen, die ein Mitarbeiter erfüllen muss, um die wesentlichen Aufgaben der Stelle erfolgreich erfüllen zu können. Angemessene Vorkehrungen können getroffen werden, um es Menschen mit Behinderungen zu ermöglichen, die wesentlichen Aufgaben der Stelle zu erfüllen. Die Katun Corporation ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Alle qualifizierten Bewerber werden unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderungsstatus, Veteranenstatus oder einem anderen gesetzlich geschützten Status für eine Anstellung berücksichtigt.

Diese Stellenbeschreibung stellt eine allgemeine Darstellung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten dar, die üblicherweise in dieser Berufskategorie vorkommen. Sie stellt keine umfassende Auflistung aller Aufgaben, Pflichten und Qualifikationen dar, die von Personen in dieser Position verlangt werden. Stellenbeschreibungen stellen keine Arbeitsverträge dar und begründen auch keine solchen. 

Job-Typ: Teilzeit

Bezahlung: $20.00 pro Stunde

Erwartete Stundenzahl: 22,50 Stunden pro Woche

Zeitplan: Montag bis Freitag

Betriebszeiten: 7:30 Uhr - 12:00 Uhr

Ausbildung: High School oder gleichwertiger Abschluss (bevorzugt)

Pendelmöglichkeit: Davenport, IA 52806 (Erforderlich) 

Arbeitsort: Persönlich

Vorteile:

• 401(k)
• 401(k)-Anpassung
• Bezahlter Urlaub
• Empfehlungsprogramm
• Mitarbeiterhilfsprogramm