So integrieren Sie Multifunktionsgeräte in Ihre Cybersicherheitsstrategie

So integrieren Sie Multifunktionsgeräte in Ihre Cybersicherheitsstrategie

Von Tony Ko, Vizepräsident für Hardware und Geschäftslösungen

Wenn Unternehmen über Cybersicherheit nachdenken, dreht sich die Diskussion meist zunächst um Computer, Server und Netzwerke. Doch es gibt noch einen weiteren vernetzten Endpunkt, der oft übersehen wird: den Multifunktionsdrucker (MFP).

Heutige Multifunktionsgeräte können weit mehr als nur drucken und kopieren. Sie lassen sich mit Netzwerken verbinden, scannen vertrauliche Dokumente und übertragen Informationen innerhalb eines Unternehmens. Ohne geeignete Sicherheitsvorkehrungen können diese Geräte Sicherheitslücken verursachen.

Die Einbindung von Multifunktionsgeräten in Ihre Cybersicherheitsstrategie trägt dazu bei, Ihre Geschäftsdaten zu schützen, Risiken zu minimieren und sicherere Dokumentenworkflows zu gewährleisten.

Im Folgenden finden Sie einige praktische Tipps, wie Sie die Sicherheit Ihres MFP-Bestands gewährleisten können.

Fangen Sie mit den Grundlagen an: Sichern Sie Ihre Geräte

Ein wichtiger erster Schritt ist es, Multifunktionsgeräte sicher zu konfigurieren und stets auf dem neuesten Stand der Firmware zu halten. Wie andere vernetzte Geräte erfordern auch Multifunktionsgeräte eine kontinuierliche Wartung, um potenzielle Sicherheitslücken zu beheben und einen zuverlässigen Betrieb zu gewährleisten.

Bei Katun Arivia-Multifunktionsgeräten sollten Sie sich bei Ihrem Dienstanbieter erkundigen, wie Firmware-Updates verwaltet werden, einschließlich der Art und Weise, wie diese überwacht und installiert werden. Die regelmäßige Überprüfung der Geräteeinstellungen, die Einschränkung der Administratorrechte und die Deaktivierung nicht benötigter Netzwerkdienste können ebenfalls dazu beitragen, das Risiko potenzieller Bedrohungen zu verringern.

Zugriffskontrollen sind ein weiterer wichtiger Aspekt. Benutzerberechtigungen und automatische Sitzungszeitlimits können dazu beitragen, unbefugten Zugriff zu verhindern, während Funktionen für sicheres Drucken dafür sorgen, dass vertrauliche Dokumente nicht unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen bleiben.

Informationen während der Übertragung schützen

Ein Multifunktionsgerät verarbeitet häufig vertrauliche Informationen, während diese zwischen dem Computer eines Benutzers, dem Gerät, einem Dateiserver, einem E-Mail-System oder einem anderen Scan-Ziel hin- und hergesendet werden. Diese Informationen müssen während des gesamten Prozesses angemessen geschützt werden.

Es lohnt sich, eine einfache Frage zu stellen: Wissen wir, wie Informationen durch unsere Druck- und Scan-Workflows fließen, und sind diese Kommunikationswege ausreichend geschützt?

Die Absicherung dieser Verbindungen kann dazu beitragen, das Risiko zu verringern, dass Informationen abgefangen oder unbefugt abgerufen werden. Bitten Sie Ihr IT-Team oder Ihren Druckdienstleister um Bestätigung, dass vertrauliche Informationen während Ihrer gesamten Druck- und Scan-Workflows durch Verschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind.

Scannen einfacher und sicherer gestalten

Das Versenden eines Dokuments an den falschen Empfänger oder in den falschen freigegebenen Ordner kann zur Offenlegung vertraulicher Informationen führen. Wenn Mitarbeiter E-Mail-Adressen manuell eingeben oder Empfänger aus einer langen Liste auswählen, können dabei Fehler auftreten.

Zugelassene, vorkonfigurierte Scan-Ziele können dazu beitragen, diese Fehler zu reduzieren, indem sie die Identifizierung und Auswahl autorisierter Optionen erleichtern. Das „Workplace Solutions“-Portfolio von Katun umfasst Lösungen, mit denen Unternehmen strukturierte Scan-Workflows einrichten und Zugriffskontrollen für unterstützte Gerätefunktionen und Ziele anwenden können.

Das Ziel besteht darin, den sicheren Umgang mit Dokumenten zu einem festen Bestandteil des täglichen Arbeitsablaufs zu machen, ohne den Mitarbeitern unnötige Komplexität aufzubürden.

Denken Sie über Überwachung und Zugriff nach

Die Sicherheit endet nicht mit der Konfiguration eines Multifunktionsgeräts. Unternehmen benötigen zudem Einblick in sicherheitsrelevante Aktivitäten und den routinemäßigen Gerätebetrieb.

Die Sicherheitsüberwachung kann IT-Teams dabei helfen, Geräteaktivitäten zu überprüfen und potenzielle Probleme zu untersuchen. In Audit-Protokollen werden beispielsweise wiederholte fehlgeschlagene Anmeldeversuche erfasst, wodurch die Teams nützliche Informationen für ihre Untersuchungen erhalten. Fragen Sie Ihren Anbieter, welche Aktivitäten aufgezeichnet werden, wie lange die Aufzeichnungen aufbewahrt werden und wie sie überprüft werden.

Die Flottenüberwachung spielt eine andere, aber ebenso wichtige Rolle. Tools wie MPS Monitor und Katuns eXplorer können IT-Teams und Druckdienstleistern dabei helfen, die Leistung der Druckflotte zu überwachen und Probleme wie niedrigen Tonerstand oder Papierstaus zu erkennen. Diese Transparenz ermöglicht eine rechtzeitige Wartung und trägt dazu bei, Betriebsunterbrechungen zu minimieren.

Die Authentifizierung ist eine weitere wichtige Schutzebene. Mitarbeiter können einen kompatiblen Ausweis oder eine andere unterstützte Anmeldemethode verwenden, um auf autorisierte Funktionen zuzugreifen und vertrauliche Druckaufträge freizugeben. Dadurch wird das Risiko verringert, dass Dokumente von der falschen Person abgeholt werden.

Arivia-Multifunktionsgeräte bieten native Authentifizierungsfunktionen, während Lösungen wie MyQ und kompatible Kartenlesegeräte, beispielsweise das HID-Kartenlesegerät von Katun, zusätzliche Authentifizierungs- und sichere Druckfreigabeanforderungen unterstützen können.

Gemeinsam tragen geeignete Zugriffskontrollen, Authentifizierung und Geräteüberwachung dazu bei, dass Unternehmen einen umfassenderen Sicherheitsansatz verfolgen können.

Machen Sie das Thema MFP-Sicherheit zu einem festen Bestandteil der Diskussion

Einer der wichtigsten Schritte zur Absicherung Ihres MFP-Bestands besteht darin, die Gerätesicherheit zu einem festen Bestandteil der Cybersicherheitsdiskussionen in Ihrem Unternehmen zu machen. Die MFP-Sicherheit muss keine eigenständige Initiative sein; sie sollte vielmehr im Zusammenhang mit den Systemen, Benutzern und Arbeitsabläufen betrachtet werden, die bereits Teil Ihrer übergeordneten Sicherheitsstrategie sind.  

Wenn Ihr Unternehmen das nächste Mal seinen Cybersicherheitsplan überprüft, fragen Sie:

- Sind unsere Multifunktionsgeräte sicher konfiguriert und werden sie regelmäßig aktualisiert?
- Wer hat Zugriff auf die Gerätefunktionen und vertrauliche Druckaufträge?
- Verfügen wir über die notwendigen Tools, um die Sicherheit unseres Multifunktionsgeräteparks zu gewährleisten?
- Werden sensible Informationen bei der Übertragung zwischen Systemen verschlüsselt?
- Werden die Scan-Ziele kontrolliert?
- Werden Geräteereignisse und -aktivitäten überwacht?
- Was geschieht mit den auf einem Gerät gespeicherten Daten, wenn dieses ausgetauscht, zurückgegeben oder entsorgt wird?

Katun kann Ihnen dabei helfen, diese Fragen zu klären und Lösungen zu finden, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden.

Eine sichere Druckumgebung umfasst mehr als nur die Geräte selbst. Sie erfordert, dass Geräte, Software, Benutzer, Daten und Arbeitsabläufe sicher zusammenwirken. Indem sie Multifunktionsgeräte in die Diskussion um Cybersicherheit einbeziehen, können Unternehmen einen oft übersehenen Risikobereich angehen und ihre allgemeine Sicherheitsstrategie stärken.

Entdecken Sie die Arivia-Multifunktionsgeräte und Arbeitsplatzlösungen von Katun und erfahren Sie, wie die richtigen Geräte, die passende Software und optimale Arbeitsabläufe zu einer sichereren Druckumgebung beitragen können. Weitere Informationen zu den Sicherheitsfunktionen von Arivia finden Sie in unserem Arivia-Whitepaper zum Thema Sicherheit.