如何将多功能一体机纳入您的网络安全战略
作者：硬件和业务解决方案副总裁 Tony Ko
当组织考虑网络安全时，讨论通常从计算机、服务器和网络开始。但还有另一种联网终端设备常常被忽视：多功能打印机（MFP）。
如今的多功能一体机（MFP）的功能远不止打印和复印。它们可以连接到网络、扫描敏感文件，并在整个组织内传输信息。如果没有适当的防护措施，这些设备可能会造成安全漏洞。
将多功能一体机纳入您的网络安全策略，有助于保护您的企业信息、降低风险，并支持更安全的文档工作流。
以下是一些有助于保障您的多功能一体机机队安全的实用方法。
从基础做起：保障设备安全
确保多功能一体机（MFP）配置安全并及时更新至最新固件，是至关重要的一步。与其他联网设备一样，多功能一体机也需要持续维护，以解决潜在的安全漏洞并确保其可靠运行。
对于 Katun Arivia 多功能一体机，请咨询您的服务提供商，了解固件更新的管理方式，包括更新的监控和应用流程。定期检查设备设置、限制管理员访问权限以及禁用不必要的网络服务，也有助于降低面临潜在威胁的风险。
访问控制是另一个需要重点考虑的因素。用户权限和自动会话超时功能有助于防止未经授权的访问，而安全打印功能则可避免机密文件无人看管地留在输出托盘中。
在信息传输过程中保护信息
多功能一体机（MFP）在处理信息时，这些信息通常会在用户的计算机、设备、文件服务器、电子邮件系统或其他扫描目标之间传输，其中往往涉及敏感信息。在整个过程中，这些信息都需要得到适当的保护。
值得提出一个简单的问题：我们是否了解信息在打印和扫描工作流中是如何流动的？这些信息传输是否得到了充分的保护？
确保这些连接的安全性有助于降低信息被截获或未经授权访问的风险。请咨询您的 IT 团队或打印服务提供商，确认在整个打印和扫描工作流中，加密及其他安全措施能否有效保护敏感信息。
让扫描更简单、更安全
将文件发送给错误的收件人或共享文件夹可能会导致机密信息泄露。当员工手动输入电子邮件地址或从冗长的列表中选择收件人时，就可能出现错误。
经过批准且预先配置的扫描目标有助于减少此类错误，因为这样可以更轻松地识别和选择授权选项。卡通（Katun）的“工作场所解决方案”产品组合包含一系列解决方案，可帮助组织建立结构化的扫描工作流，并对受支持的设备功能和扫描目标实施访问控制。
目标是让安全的文档处理成为日常工作流程的一部分，同时不给员工增加不必要的复杂性。
考虑监控与访问问题
多功能一体机（MFP）配置完成后，安全工作并未就此结束。企业还需要对与安全相关的活动以及设备的日常运行情况保持可视化监控。
安全监控可帮助 IT 团队审查设备活动并调查潜在问题。例如，审计日志可能会记录反复的登录失败尝试，为团队提供有用的调查信息。请向您的服务提供商询问会记录哪些活动、记录保留多长时间以及如何进行审查。
设备群监控发挥着不同但同样重要的作用。MPS Monitor 和 Katun 的 eXplorer 等工具可帮助 IT 团队和打印服务提供商监控设备群的运行状况，并识别墨粉不足或卡纸等问题。这种可视性有助于及时进行维护，并最大限度地减少业务中断。
身份验证是另一层重要的保护措施。员工可以使用兼容的身份识别卡或其他受支持的登录方式来访问授权功能并释放机密打印任务，从而有助于降低文件被错误人员取走的风险。
Arivia 多功能一体机（MFP）提供了原生身份验证控制功能，而 MyQ 等解决方案以及兼容的读卡器（如 Katun 的 HID 读卡器）则可满足额外的身份验证和安全打印释放要求。
通过将适当的访问控制、身份验证和设备监控相结合，有助于组织采取更全面的安全策略。
将多功能一体机（MFP）的安全问题纳入讨论范围
保障多功能一体机（MFP）机队安全最重要的步骤之一，就是将设备安全纳入贵组织网络安全讨论的常规议程。多功能一体机安全无需作为一项独立的举措；而应与贵组织更广泛的安全策略中已涵盖的系统、用户和工作流程一并考虑。
贵组织下次审查其网络安全计划时，请问：
- 我们的多功能一体机是否配置了安全措施并定期更新？
- 谁可以访问设备功能和机密打印任务？
- 我们是否配备了有助于保障多功能一体机机队安全的工具？
- 敏感信息在系统间传输时是否经过加密？
- 扫描目标是否受到控制？
- 是否对设备事件和活动进行了监控？
- 当设备被更换、退回或报废时，存储在设备上的数据会如何处理？
Katun 可以协助您探讨这些问题，并找出能够满足贵组织具体需求的解决方案。
安全的打印环境不仅仅涉及设备本身。它要求设备、软件、用户、数据和工作流能够安全地协同工作。通过将多功能一体机纳入网络安全讨论的范畴，组织可以应对这一常被忽视的风险领域，并加强其整体安全策略。
了解卡通（Katun）的Arivia多功能 一体机和工作场所解决方案，探索如何通过合适的设备、软件和工作流程来构建更安全的打印环境。如需了解Arivia安全功能的更多详情，请阅读我们的《Arivia安全白皮书》。
