如何將多功能印表機納入您的網路安全策略
作者：Tony Ko，硬體與商業解決方案副總裁
當組織思考網路安全時，討論通常從電腦、伺服器和網路開始。但還有另一種連網終端設備常被忽略：多功能印表機（MFP）。
如今的多功能印表機（MFP）的功能已遠不止於列印和影印。它們能連線至網路、掃描機密文件，並在組織內部傳輸資訊。若缺乏適當的防護措施，這些裝置可能會造成安全漏洞。
將多功能印表機（MFP）納入您的網路安全策略，有助於保護企業資訊、降低風險，並建立更安全的文件工作流程。
以下是一些有助於確保您的多功能印表機（MFP）機隊安全的實用方法。
從基礎做起：確保您的裝置安全
確保多功能印表機（MFP）的設定安全無虞，並保持韌體更新至最新版本，是至關重要的一步。與其他連網裝置一樣，多功能印表機需要持續維護，以解決潛在的安全漏洞並確保運作可靠。
關於開頓 Arivia 多功能印表機，請向您的服務供應商查詢，以了解韌體更新的管理方式，包括更新的監控與套用流程。定期檢視裝置設定、限制管理員存取權限，以及停用不必要的網路服務，也有助於降低面臨潛在威脅的風險。
存取控制是另一項重要的考量因素。使用者權限與自動工作階段超時功能有助於防止未經授權的存取，而安全列印功能則可避免機密文件無人看管地留在輸出托盤中。
在資料傳輸過程中保護資訊
多功能印表機（MFP）在處理資訊於使用者電腦、該裝置、檔案伺服器、電子郵件系統或其他掃描目的地之間傳輸時，經常會接觸到敏感資訊。在整個過程中，這些資訊都需要獲得適當的保護。
值得提出一個簡單的問題：我們是否了解資訊如何在我們的列印與掃描工作流程中流動？而這些資訊傳輸是否已獲得充分保護？
確保這些連線的安全性，有助於降低資訊遭截取或未經授權存取的風險。請向您的 IT 團隊或列印服務供應商確認，在整個列印與掃描工作流程中，是否已透過加密及其他安全措施來保護敏感資訊。
讓掃描更簡單、更安全
若將文件寄送給錯誤的收件者或共用資料夾，可能會導致機密資訊外洩。當員工手動輸入電子郵件地址，或從冗長的清單中選擇收件對象時，便可能發生錯誤。
經核准且預先設定的掃描目的地，能讓授權選項更易於辨識與選取，從而有助於減少此類錯誤。開頓的「工作場所解決方案」產品組合包含多項解決方案，可協助組織建立結構化的掃描工作流程，並對受支援的裝置功能及掃描目的地實施存取控制。
目標是將安全的文件處理納入日常工作流程中，同時不為員工增添不必要的複雜性。
請考慮監控與存取權限
安全措施並非在多功能印表機（MFP）完成設定後就告一段落。組織還需要能掌握與安全相關的活動以及裝置的日常運作狀況。
安全監控可協助 IT 團隊檢視裝置活動，並調查潛在問題。舉例來說，稽核日誌可能會記錄反覆的登入失敗嘗試，為團隊提供有用的調查線索。請向您的服務供應商詢問：哪些活動會被記錄、記錄會保留多久，以及如何進行審查。
設備群監控扮演著不同但同樣重要的角色。諸如 MPS Monitor 及開頓 的 eXplorer 等工具，可協助 IT 團隊與列印服務供應商監控設備群的運作狀況，並偵測碳粉不足或卡紙等問題。這種可視性有助於及時進行維護，並將服務中斷降至最低。
身分驗證是另一項重要的防護層。員工可使用相容的識別證或其他受支援的登入方式，以存取授權功能並釋出機密列印工作，藉此降低文件被錯誤人員領取的風險。
Arivia 多功能印表機（MFP）提供原生認證控制功能，而諸如 MyQ 及相容的讀卡機（例如開頓 所提供的 HID 讀卡機）等解決方案，則可支援額外的認證功能及安全列印釋放需求。
透過適當的存取控制、身分驗證及裝置監控的綜合運用，能協助組織採取更全面的安全防護策略。
將多功能印表機（MFP）的安全性納入討論範疇
確保多功能印表機（MFP）機隊安全的最重要步驟之一，就是將裝置安全納入貴組織網路安全討論的常規議題。MFP 安全無需作為一項獨立的計畫來推動；應將其與貴組織更廣泛的安全策略中已涵蓋的系統、使用者及工作流程一併考量。
貴組織下次檢討其網路安全計畫時，請自問：
- 我們的多功能印表機（MFP）是否已進行安全設定並定期更新？
- 哪些人可以存取裝置功能及機密列印工作？
- 我們是否已部署相關工具，以協助確保多功能印表機機隊的安全？
- 敏感資訊在系統間傳輸時是否經過加密？
- 掃描目的地是否受到管控？
- 裝置事件與活動是否受到監控？
- 當裝置被更換、退回或報廢時，儲存於該裝置上的資料會如何處理？
開頓 能協助您探討這些問題，並找出符合貴組織特定需求的解決方案。
安全的列印環境不僅僅涉及設備本身，更需要設備、軟體、使用者、資料及工作流程能夠安全地協同運作。透過將多功能列印機納入網路安全討論的範疇，組織便能針對這個常被忽略的風險領域採取因應措施，並強化其整體安全策略。
探索開頓的Arivia 多功能印表機（MFP） 及工作場所解決方案，了解如何透過合適的設備、軟體和工作流程，打造更安全的列印環境。如欲進一步了解 Arivia 的安全功能，請參閱我們的《Arivia 安全白皮書》。
