Como integrar os multifuncionais na sua estratégia de cibersegurança

Como integrar os multifuncionais na sua estratégia de cibersegurança

Por Tony Ko, Vice-Presidente de Hardware e Soluções Empresariais

Quando as organizações pensam em cibersegurança, a conversa começa normalmente por computadores, servidores e redes. Mas há outro terminal ligado à rede que é frequentemente ignorado: a impressora multifunções (MFP).

As impressoras multifuncionais (MFP) atuais fazem muito mais do que imprimir e fotocopiar. Ligam-se a redes, digitalizam documentos confidenciais e transmitem informações por toda a organização. Sem as medidas de segurança adequadas, estes dispositivos podem criar falhas de segurança.

A inclusão de multifuncionais (MFP) na sua estratégia de cibersegurança ajuda a proteger as informações da sua empresa, a reduzir os riscos e a promover fluxos de trabalho de documentos mais seguros.

A seguir, apresentamos algumas formas práticas de ajudar a manter a sua frota de multifuncionais segura.

Comece pelo básico: proteja os seus dispositivos

Manter as impressoras multifuncionais (MFP) configuradas de forma segura e atualizadas com o firmware mais recente é um primeiro passo importante. Tal como outros dispositivos ligados à Internet, as impressoras multifuncionais requerem manutenção contínua para resolver potenciais vulnerabilidades de segurança e garantir um funcionamento fiável.

No que diz respeito às impressoras multifuncionais (MFP) da Katun Arivia, consulte o seu prestador de serviços para compreender como são geridas as atualizações de firmware, incluindo a forma como estas são monitorizadas e aplicadas. A revisão regular das definições do dispositivo, a limitação do acesso de administrador e a desativação de serviços de rede desnecessários também podem ajudar a reduzir a exposição a potenciais ameaças.

Os controlos de acesso são outro aspeto importante a ter em conta. As permissões dos utilizadores e os tempos de expiração automáticos das sessões podem ajudar a impedir o acesso não autorizado, enquanto as funcionalidades de impressão segura podem evitar que documentos confidenciais fiquem sem vigilância na bandeja de saída.

Proteger a informação enquanto esta circula

Um MFP lida frequentemente com informações confidenciais à medida que estas circulam entre o computador de um utilizador, o dispositivo, um servidor de ficheiros, um sistema de e-mail ou outro destino de digitalização. Essas informações necessitam de proteção adequada ao longo de todo o processo.

Vale a pena fazer uma pergunta simples: sabemos como a informação circula nos nossos fluxos de trabalho de impressão e digitalização, e essas comunicações estão devidamente protegidas?

Proteger estas ligações pode ajudar a reduzir o risco de as informações serem intercetadas ou acedidas sem autorização. Peça à sua equipa de TI ou ao seu fornecedor de serviços de impressão para confirmar que a encriptação e outras medidas de segurança protegem as informações confidenciais ao longo de todos os seus fluxos de trabalho de impressão e digitalização.

Torne a digitalização mais simples e segura

O envio de um documento para o destinatário errado ou para uma pasta partilhada pode expor informações confidenciais. Quando os colaboradores introduzem manualmente endereços de e-mail ou selecionam destinos a partir de uma lista extensa, podem ocorrer erros.

Os destinos de digitalização aprovados e pré-configurados podem ajudar a reduzir estes erros, facilitando a identificação e a seleção das opções autorizadas. O portfólio de Soluções para o Local de Trabalho da Katun inclui soluções que podem ajudar as organizações a estabelecer fluxos de trabalho de digitalização estruturados e a aplicar controlos de acesso às funções e destinos dos dispositivos suportados.

O objetivo é integrar o tratamento seguro de documentos no fluxo de trabalho diário, sem acrescentar complexidade desnecessária aos colaboradores.

Pense na monitorização e no acesso

A segurança não termina assim que uma impressora multifunções (MFP) é configurada. As organizações também precisam de visibilidade sobre as atividades relacionadas com a segurança e as operações de rotina dos dispositivos.

A monitorização de segurança pode ajudar as equipas de TI a analisar a atividade dos dispositivos e a investigar potenciais problemas. Os registos de auditoria, por exemplo, podem registar tentativas repetidas de início de sessão mal sucedidas, fornecendo às equipas informações úteis para a investigação. Pergunte ao seu fornecedor que tipo de atividade é registada, durante quanto tempo os registos são conservados e como são analisados.

A monitorização da frota desempenha um papel diferente, mas igualmente importante. Ferramentas como o MPS Monitor e o eXplorer da Katun podem ajudar as equipas de TI e os prestadores de serviços de impressão a monitorizar o desempenho da frota e a identificar problemas como nível baixo de toner ou encravamentos de papel. Esta visibilidade permite uma manutenção atempada e ajuda a minimizar as interrupções.

A autenticação é outra camada importante de proteção. Os colaboradores podem utilizar um cartão de identificação compatível ou outro método de início de sessão suportado para aceder a funções autorizadas e libertar trabalhos de impressão confidenciais, o que ajuda a reduzir o risco de os documentos serem recolhidos pela pessoa errada.

As impressoras multifuncionais (MFP) da Arivia oferecem controlos de autenticação nativos, enquanto soluções como o MyQ e leitores de cartões compatíveis, como o leitor de cartões HID da Katun, podem dar resposta a requisitos adicionais de autenticação e de libertação segura de impressões.

Em conjunto, os controlos de acesso adequados, a autenticação e a monitorização de dispositivos ajudam as organizações a adotarem uma abordagem mais abrangente em matéria de segurança.

Incluir a segurança das impressoras multifuncionais na discussão

Um dos passos mais importantes para garantir a segurança da sua frota de multifuncionais é tornar a segurança dos dispositivos uma parte integrante das discussões sobre cibersegurança da sua organização. A segurança dos multifuncionais não precisa de ser uma iniciativa separada; deve ser considerada em conjunto com os sistemas, os utilizadores e os fluxos de trabalho já abrangidos pela sua estratégia de segurança mais ampla.  

Da próxima vez que a sua organização rever o seu plano de cibersegurança, pergunte:

- As nossas impressoras multifuncionais (MFP) estão configuradas de forma segura e são atualizadas regularmente?
- Quem pode aceder às funções dos dispositivos e aos trabalhos de impressão confidenciais?
- Dispomos das ferramentas necessárias para ajudar a manter a nossa frota de MFP segura?
- A informação sensível é encriptada durante a sua transferência entre sistemas?
- Os destinos de digitalização são controlados?
- Os eventos e a atividade dos dispositivos estão a ser monitorizados?
- O que acontece aos dados armazenados num dispositivo quando este é substituído, devolvido ou eliminado?

A Katun pode ajudá-lo a analisar estas questões e a identificar soluções que respondam às necessidades específicas da sua organização.

Um ambiente de impressão seguro vai além dos próprios dispositivos. Exige que os dispositivos, o software, os utilizadores, os dados e os fluxos de trabalho funcionem em conjunto de forma segura. Ao incluir as impressoras multifuncionais (MFP) no debate sobre cibersegurança, as organizações podem abordar uma área de risco frequentemente negligenciada e reforçar a sua estratégia global de segurança.

Explore as impressoras multifuncionais (MFP) Arivia e as soluções para o local de trabalho da Katun para descobrir como os dispositivos, o software e os fluxos de trabalho adequados podem contribuir para um ambiente de impressão mais seguro. Para mais detalhes sobre as funcionalidades de segurança da Arivia, leia o nosso documento técnico sobre segurança da Arivia.