Come integrare le stampanti multifunzione nella propria strategia di sicurezza informatica

Come integrare le stampanti multifunzione nella propria strategia di sicurezza informatica

Di Tony Ko, vicepresidente di Hardware e soluzioni aziendali

Quando le organizzazioni pensano alla sicurezza informatica, il discorso di solito parte dai computer, dai server e dalle reti. Ma c’è un altro dispositivo collegato che spesso viene trascurato: la stampante multifunzione (MFP).

Le stampanti multifunzione di oggi non si limitano a stampare e fotocopiare. Si collegano alle reti, scansionano documenti riservati e trasmettono informazioni all’interno di un’organizzazione. Senza adeguate misure di sicurezza, questi dispositivi possono creare falle nella sicurezza.

Includere le stampanti multifunzione nella vostra strategia di sicurezza informatica contribuisce a proteggere le informazioni aziendali, a ridurre i rischi e a garantire flussi di lavoro documentali più sicuri.

Di seguito sono riportati alcuni consigli pratici per garantire la sicurezza del vostro parco di dispositivi multifunzione.

Inizia dalle basi: proteggi i tuoi dispositivi

Garantire che le stampanti multifunzione siano configurate in modo sicuro e aggiornate con l'ultima versione del firmware è un primo passo fondamentale. Come altri dispositivi connessi, le stampanti multifunzione richiedono una manutenzione costante per risolvere potenziali vulnerabilità di sicurezza e garantire un funzionamento affidabile.

Per le stampanti multifunzione Katun Arivia, rivolgersi al proprio fornitore di servizi per capire come vengono gestiti gli aggiornamenti del firmware, compreso il modo in cui vengono monitorati e applicati. Anche controllare regolarmente le impostazioni dei dispositivi, limitare l’accesso degli amministratori e disattivare i servizi di rete non necessari può contribuire a ridurre l’esposizione a potenziali minacce.

I controlli di accesso rappresentano un altro aspetto importante da considerare. Le autorizzazioni degli utenti e il timeout automatico delle sessioni possono aiutare a prevenire accessi non autorizzati, mentre le funzioni di stampa sicura consentono di evitare che documenti riservati rimangano incustoditi nel vassoio di uscita.

Proteggere le informazioni durante il trasferimento

Spesso un dispositivo multifunzione (MFP) gestisce informazioni sensibili durante il loro trasferimento tra il computer di un utente, il dispositivo stesso, un file server, un sistema di posta elettronica o un’altra destinazione di scansione. Tali informazioni devono essere adeguatamente protette durante l’intero processo.

Vale la pena porsi una semplice domanda: sappiamo come le informazioni circolano all’interno dei nostri flussi di lavoro di stampa e scansione, e tali comunicazioni sono adeguatamente protette?

Garantire la sicurezza di queste connessioni può contribuire a ridurre il rischio che le informazioni vengano intercettate o consultate senza autorizzazione. Chiedete al vostro team IT o al vostro fornitore di servizi di stampa di verificare che la crittografia e altre misure di sicurezza proteggano le informazioni sensibili durante l’intero flusso di lavoro di stampa e scansione.

Rendi la scansione più semplice e sicura

L'invio di un documento al destinatario sbagliato o a una cartella condivisa non corretta può comportare la divulgazione di informazioni riservate. Quando i dipendenti inseriscono manualmente gli indirizzi e-mail o selezionano le destinazioni da un lungo elenco, possono verificarsi degli errori.

Le destinazioni di scansione approvate e preconfigurate possono contribuire a ridurre questi errori, rendendo più facile identificare e selezionare le opzioni autorizzate. Il portafoglio Workplace Solutions di Katun comprende soluzioni in grado di aiutare le organizzazioni a definire flussi di lavoro di scansione strutturati e ad applicare controlli di accesso alle funzioni dei dispositivi e alle destinazioni supportate.

L'obiettivo è quello di integrare la gestione sicura dei documenti nel flusso di lavoro quotidiano, senza aggiungere inutili complicazioni per i dipendenti.

Considerazioni sul monitoraggio e sull'accesso

La sicurezza non si esaurisce una volta configurata una stampante multifunzione. Le organizzazioni devono inoltre disporre di visibilità sulle attività relative alla sicurezza e sul funzionamento quotidiano dei dispositivi.

Il monitoraggio della sicurezza può aiutare i team IT a esaminare l'attività dei dispositivi e a indagare su potenziali problemi. I registri di audit, ad esempio, possono rilevare ripetuti tentativi falliti di accesso, fornendo ai team informazioni utili per le indagini. Chiedete al vostro fornitore quali attività vengono registrate, per quanto tempo vengono conservati i registri e come vengono esaminati.

Il monitoraggio del parco stampanti svolge un ruolo diverso ma altrettanto importante. Strumenti come MPS Monitor ed eXplorer di Katun possono aiutare i team IT e i fornitori di servizi di stampa a monitorare le prestazioni del parco stampanti e a individuare problemi quali il livello basso di toner o gli inceppamenti della carta. Questa visibilità favorisce una manutenzione tempestiva e contribuisce a ridurre al minimo le interruzioni dell’attività.

L'autenticazione rappresenta un altro importante livello di protezione. I dipendenti possono utilizzare un badge identificativo compatibile o un altro metodo di accesso supportato per accedere alle funzioni autorizzate e sbloccare lavori di stampa riservati, contribuendo così a ridurre il rischio che i documenti vengano ritirati dalla persona sbagliata.

Le stampanti multifunzione Arivia offrono controlli di autenticazione nativi, mentre soluzioni come MyQ e lettori di tessere compatibili, come il lettore di tessere HID di Katun, possono soddisfare ulteriori requisiti di autenticazione e di rilascio sicuro delle stampe.

Insieme, controlli di accesso adeguati, autenticazione e monitoraggio dei dispositivi aiutano le organizzazioni ad adottare un approccio più completo alla sicurezza.

Inserire la sicurezza delle stampanti multifunzione nell’ambito della discussione

Uno dei passi più importanti per garantire la sicurezza del proprio parco di dispositivi multifunzione (MFP) consiste nell’integrare sistematicamente la sicurezza dei dispositivi nelle discussioni sulla sicurezza informatica della propria organizzazione. La sicurezza dei dispositivi multifunzione non deve necessariamente costituire un’iniziativa a sé stante, ma dovrebbe essere considerata insieme ai sistemi, agli utenti e ai flussi di lavoro già contemplati dalla strategia di sicurezza più ampia.  

La prossima volta che la vostra organizzazione rivedrà il proprio piano di sicurezza informatica, chiedetevi:

- Le nostre stampanti multifunzione sono configurate in modo sicuro e aggiornate regolarmente?
- Chi può accedere alle funzioni dei dispositivi e ai lavori di stampa riservati?
- Disponiamo degli strumenti necessari per garantire la sicurezza del nostro parco stampanti multifunzione?
- Le informazioni sensibili vengono crittografate durante il trasferimento tra i sistemi?
- Le destinazioni di scansione sono controllate?
- Gli eventi e l’attività dei dispositivi vengono monitorati?
- Cosa succede ai dati memorizzati su un dispositivo quando questo viene sostituito, restituito o smaltito?

Katun può aiutarti ad approfondire questi aspetti e a individuare soluzioni che rispondano alle esigenze specifiche della tua organizzazione.

Un ambiente di stampa sicuro non riguarda solo i dispositivi in sé. Richiede che dispositivi, software, utenti, dati e flussi di lavoro interagiscano in modo sicuro. Includendo le stampanti multifunzione (MFP) nel dibattito sulla sicurezza informatica, le organizzazioni possono affrontare un’area di rischio spesso trascurata e rafforzare la propria strategia di sicurezza complessiva.

Scopri le stampanti multifunzione Arivia e le soluzioni per l’ambiente di lavoro di Katun per capire come i dispositivi, i software e i flussi di lavoro più adatti possano garantire un ambiente di stampa più sicuro. Per ulteriori dettagli sulle funzionalità di sicurezza di Arivia, leggi il nostro white paper sulla sicurezza di Arivia.