Auxiliar administrativo I

Descripción del trabajo 

Como Asistente Administrativo I, apoyarás a todo nuestro equipo de gestión de las instalaciones y trabajarás en una serie de tareas generales a muy detalladas.

Objetivo:

Presta apoyo a todo el equipo de gestión de las instalaciones, desde tareas generales hasta tareas muy detalladas. Utiliza la orientación de la dirección para completar las compras y actualizar los sistemas. Genera informes y mantiene mecanismos de archivo físicos y electrónicos.

Responsabilidades clave:

• Presta apoyo a todo el equipo directivo y apoyo general a los visitantes, como tarjetas de identificación, registros y mantenimiento del sistema de tarjetas de acceso de seguridad. Mantiene los sistemas de archivo tanto para la administración como para RRHH.
• Crea hojas de cálculo y PowerPoint a partir de contenidos/informes. Prepara informes detallados y presentaciones para el equipo directivo.
• Pedir suministros, investigando los precios en función de los niveles de inventario prescritos.
• Concilia los informes de gastos, procesa los recibos de las tarjetas de crédito y dirige las facturas al proceso AP.
• Llama a los proveedores para organizar los servicios, obtiene los acuerdos de seguridad de los proveedores y los certificados de seguro.
• Mantiene el sistema de control horario NOVAtime para respaldar los informes de producción, asistencia y rendimiento clave. Concilia los saldos de prestaciones con UKG.
• Mantiene las fichas de datos de seguridad de referencia para la producción y la oficina.
• Participa en iniciativas de mejora continua y calidad, incluido el desarrollo personal y profesional para maximizar la capacidad individual, departamental y organizacional.
• Mantiene un entorno de trabajo seguro y eficiente para satisfacer continuamente las necesidades del cliente
  y proteger la salud y el bienestar de los empleados.
• Mantiene una relación constructiva con los empleados de todo el almacén compartiendo información y conocimientos con el fin de mejorar las capacidades de los compañeros para lograr resultados.
• Realiza otros proyectos, trabajos y actividades asignados para garantizar un servicio continuo a nuestros clientes internos y externos.
   

Requisitos:

• Se requiere educación secundaria o GED.
• Experiencia de 3 a 5 años en apoyo administrativo a directivos.
• Capacidad demostrada para alcanzar objetivos/expectativas de rendimiento.

Conocimientos, habilidades y aptitudes:

• Alto nivel de confidencialidad y protocolo empresarial
• Capacidad para leer y comprender instrucciones y correspondencia.
• Se requiere buena comunicación y etiqueta en el correo electrónico
• Conocimientos prácticos avanzados de los programas informáticos que figuran a continuación y de los datos de origen
• Comprensión de los principios contables y las fórmulas básicas
• Se requieren conocimientos de matemáticas aplicadas

Equipo / Software utilizado:

• Ordenador
• Microsoft Office, incluidos PowerPoint y Excel (elaboración de organigramas y gráficos)
• Preferiblemente, experiencia en NOVAtime
• Preferiblemente experiencia en IFS

Ambiente de trabajo y requisitos físicos*:

• Condiciones de trabajo: Almacén Póngase en contacto con Recursos Humanos para obtener una descripción completa de las condiciones de trabajo. 

*Esta lista no representa todas las exigencias físicas. Las descripciones son representativas de las que el empleado debe cumplir para desempeñar satisfactoriamente las funciones esenciales del puesto. Se podrán proporcionar adaptaciones razonables para que las personas con discapacidad puedan realizar las funciones esenciales del puesto. Katun Corporation es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes cualificados serán considerados para el empleo sin importar su raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, discapacidad, condición de veterano o cualquier condición protegida por la ley.

Esta descripción del puesto es una descripción general de las funciones y responsabilidades habituales en esta categoría y no debe interpretarse como una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, funciones y cualificaciones requeridas para este puesto. Las descripciones de puestos no constituyen contratos de trabajo ni constituyen contratos de trabajo. 

Tipo de trabajo: A tiempo parcial

Remuneración: 20,00 dólares por hora

Horas previstas: 22,50 horas semanales

Horario: Lunes a viernes

Horario de atención al público: 7:30 - 12:00

Formación: Bachillerato o equivalente (Preferido)

Capacidad para viajar diariamente: Davenport, IA 52806 (Obligatorio) 

Lugar de trabajo: En persona

Beneficios:

• 401(k)
• contribución equivalente al 401(k)
• Tiempo libre remunerado
• Programa de referencias
• Programa de asistencia al empleado