Assistente administrativo I

Descrição do trabalho 

Como assistente administrativo I, apoiará toda a equipa de gestão das instalações e trabalhará numa série de tarefas gerais e muito pormenorizadas.

Objetivo:

Dá apoio a toda a equipa de gestão das instalações, desde tarefas gerais a tarefas muito pormenorizadas. Utiliza a orientação da direção para completar as compras e atualizar os sistemas. Gera relatórios e mantém mecanismos de arquivo físicos e electrónicos.

Principais responsabilidades:

• Fornece apoio a toda a equipa de gestão e apoio geral aos visitantes, tais como crachás, entradas, incluindo a manutenção do sistema de cartões de acesso de segurança. Mantém sistemas de arquivo tanto para a administração como para os RH.
• Cria folhas de cálculo e PowerPoint a partir de conteúdos/relatórios. Prepara relatórios detalhados e apresentações para a equipa de gestão.
• Encomendar fornecimentos, pesquisando os preços com base nos níveis de inventário prescritos.
• Reconcilia relatórios de despesas, processa recibos de cartões de crédito e encaminha facturas para o processo de contas a pagar.
• Contacta os fornecedores para organizar os serviços, assegura os acordos de segurança dos fornecedores e os certificados de seguro.
• Mantém o sistema de controlo de tempo NOVAtime para apoiar os relatórios de produção, de assiduidade e de desempenho. Reconcilia os saldos de benefícios com o UKG.
• Mantém as Fichas de Dados de Segurança de referência para referência na produção e no escritório.
• Participa em iniciativas de melhoria contínua e de qualidade, incluindo o desenvolvimento pessoal e profissional para maximizar a capacidade individual, departamental e organizacional.
• Mantém um ambiente de trabalho seguro e eficiente para satisfazer continuamente as necessidades dos clientes
  e proteger a saúde e o bem-estar dos empregados.
• Mantém uma relação construtiva com os empregados de todo o armazém, partilhando informações e conhecimentos, a fim de melhorar as capacidades dos colegas de trabalho para alcançar resultados.
• Realiza outros projectos, trabalhos e actividades atribuídos para assegurar um serviço contínuo aos nossos clientes internos e externos.
   

Requisitos:

• Ensino secundário ou GED exigido.
• Experiência de apoio administrativo de 3 a 5 anos.
• Capacidade comprovada para atingir objectivos/expectativas de desempenho.

Conhecimentos, competências e aptidões:

• Elevado nível de confidencialidade e etiqueta comercial
• Capacidade de ler e compreender instruções e correspondência
• É necessária uma boa comunicação e etiqueta no correio eletrónico
• Conhecimento avançado dos programas de software abaixo e dos dados de origem
• Compreensão dos princípios contabilísticos e das fórmulas de base
• Conhecimentos de matemática aplicada necessários

Equipamento / Software utilizado:

• Computador
• Microsoft Office, incluindo PowerPoint e Excel (elaboração de fluxogramas e gráficos)
• É preferível ter experiência com o NOVAtime
• Preferencialmente experiência em IFS

Ambiente de trabalho e requisitos físicos*:

• Condições de trabalho: Armazém Contactar os Recursos Humanos para obter uma descrição completa das condições de trabalho. 

*Esta lista não representa todas as exigências físicas. As descrições são representativas das exigências que devem ser satisfeitas pelo trabalhador para desempenhar com êxito as funções essenciais do posto de trabalho. Podem ser fornecidas adaptações razoáveis para permitir que pessoas com deficiência desempenhem as funções essenciais do emprego. A Katun Corporation é um empregador de oportunidades iguais. Todos os candidatos qualificados serão considerados para emprego, independentemente da raça, cor, religião, sexo, orientação sexual, identidade de género, nacionalidade, estatuto de incapacidade, estatuto de veterano ou qualquer estatuto protegido, conforme definido por lei.

Esta descrição de funções é uma representação geral dos deveres e responsabilidades normalmente encontrados nesta categoria profissional e não deve ser interpretada como uma lista exaustiva de todas as responsabilidades, deveres e qualificações exigidas aos indivíduos nesta função. As descrições de funções não pretendem ser e não criam contratos de trabalho. 

Tipo de emprego: Tempo parcial

Salário: $20.00 por hora

Horas previstas: 22,50 horas por semana

Horário: Segunda a sexta-feira

Horário de funcionamento: 7:30 am - 12:00 pm

Formação académica: Ensino secundário ou equivalente (Preferencial)

Capacidade de deslocação: Davenport, IA 52806 (Obrigatório) 

Local de trabalho: Presencial

Benefícios:

• 401(k)
• Correspondência 401(k)
• Tempo livre remunerado
• Programa de referência
• Programa de assistência aos empregados