Como integrar as multifuncionais à sua estratégia de segurança cibernética

Como integrar as multifuncionais à sua estratégia de segurança cibernética

Por Tony Ko, vice-presidente de Hardware e Soluções Empresariais

Quando as organizações pensam em segurança cibernética, a conversa geralmente começa com computadores, servidores e redes. Mas há outro dispositivo conectado que costuma ser esquecido: a impressora multifuncional (MFP).

As impressoras multifuncionais (MFPs) atuais fazem muito mais do que apenas imprimir e copiar. Elas se conectam a redes, digitalizam documentos confidenciais e transmitem informações por toda a organização. Sem as medidas de segurança adequadas, esses dispositivos podem criar brechas de segurança.

Incluir multifuncionais (MFPs) na sua estratégia de segurança cibernética ajuda a proteger as informações da sua empresa, reduzir riscos e promover fluxos de trabalho de documentos mais seguros.

A seguir, apresentamos algumas dicas práticas para ajudar a manter sua frota de multifuncionais segura.

Comece pelo básico: proteja seus dispositivos

Manter as impressoras multifuncionais (MFPs) configuradas de forma segura e atualizadas com o firmware mais recente é um primeiro passo importante. Assim como outros dispositivos conectados, as MFPs exigem manutenção contínua para resolver possíveis vulnerabilidades de segurança e garantir um funcionamento confiável.

Para as impressoras multifuncionais (MFPs) da Katun Arivia, consulte seu provedor de serviços para entender como as atualizações de firmware são gerenciadas, incluindo como elas são monitoradas e aplicadas. Revisar regularmente as configurações do dispositivo, limitar o acesso de administradores e desativar serviços de rede desnecessários também podem ajudar a reduzir a exposição a possíveis ameaças.

Os controles de acesso são outro aspecto importante a ser considerado. As permissões de usuário e os tempos de expiração automáticos das sessões podem ajudar a impedir o acesso não autorizado, enquanto os recursos de impressão segura evitam que documentos confidenciais fiquem sem supervisão na bandeja de saída.

Proteja as informações durante a transmissão

Uma impressora multifuncional (MFP) costuma lidar com informações confidenciais à medida que elas circulam entre o computador do usuário, o dispositivo, um servidor de arquivos, um sistema de e-mail ou outro destino de digitalização. Essas informações precisam de proteção adequada durante todo o processo.

Vale a pena fazer uma pergunta simples: sabemos como as informações circulam em nossos fluxos de trabalho de impressão e digitalização, e essas comunicações estão devidamente protegidas?

Proteger essas conexões pode ajudar a reduzir o risco de que as informações sejam interceptadas ou acessadas sem autorização. Peça à sua equipe de TI ou ao seu provedor de serviços de impressão para confirmar se a criptografia e outras medidas de segurança protegem as informações confidenciais ao longo de todos os seus fluxos de trabalho de impressão e digitalização.

Torne a digitalização mais simples e segura

O envio de um documento para o destinatário errado ou para uma pasta compartilhada pode expor informações confidenciais. Quando os funcionários inserem manualmente endereços de e-mail ou escolhem destinatários de uma lista extensa, podem ocorrer erros.

Destinos de digitalização aprovados e pré-configurados podem ajudar a reduzir esses erros, facilitando a identificação e a seleção de opções autorizadas. O portfólio de Soluções para o Local de Trabalho da Katun inclui soluções que podem ajudar as organizações a estabelecer fluxos de trabalho estruturados de digitalização e a aplicar controles de acesso às funções e destinos compatíveis dos dispositivos.

O objetivo é tornar o manuseio seguro de documentos parte do fluxo de trabalho diário, sem adicionar complexidade desnecessária para os funcionários.

Reflita sobre o monitoramento e o acesso

A segurança não termina assim que uma impressora multifuncional (MFP) é configurada. As organizações também precisam ter visibilidade das atividades relacionadas à segurança e das operações rotineiras dos dispositivos.

O monitoramento de segurança pode ajudar as equipes de TI a analisar a atividade dos dispositivos e investigar possíveis problemas. Os registros de auditoria, por exemplo, podem capturar tentativas repetidas de login malsucedidas, fornecendo às equipes informações úteis para a investigação. Pergunte ao seu provedor quais atividades são registradas, por quanto tempo os registros são mantidos e como são analisados.

O monitoramento da frota desempenha um papel diferente, mas igualmente importante. Ferramentas como o MPS Monitor e o eXplorer da Katun podem ajudar as equipes de TI e os prestadores de serviços de impressão a monitorar o desempenho da frota e identificar problemas como baixo nível de toner ou atolamentos de papel. Essa visibilidade facilita a manutenção oportuna e ajuda a minimizar as interrupções.

A autenticação é outra camada importante de proteção. Os funcionários podem usar um crachá de identificação compatível ou outro método de login suportado para acessar funções autorizadas e liberar trabalhos de impressão confidenciais, o que ajuda a reduzir o risco de documentos serem retirados pela pessoa errada.

As impressoras multifuncionais (MFPs) da Arivia oferecem controles de autenticação nativos, enquanto soluções como o MyQ e leitores de cartão compatíveis, como o leitor de cartão HID da Katun, podem atender a requisitos adicionais de autenticação e liberação segura de impressão.

Juntos, controles de acesso adequados, autenticação e monitoramento de dispositivos ajudam as organizações a adotarem uma abordagem mais abrangente em relação à segurança.

Inclua a segurança das impressoras multifuncionais (MFP) na conversa

Uma das etapas mais importantes para proteger sua frota de multifuncionais é tornar a segurança desses dispositivos parte integrante das discussões sobre segurança cibernética da sua organização. A segurança dos multifuncionais não precisa ser uma iniciativa isolada; ela deve ser considerada em conjunto com os sistemas, usuários e fluxos de trabalho já abrangidos pela sua estratégia de segurança mais ampla.  

Da próxima vez que sua organização revisar seu plano de segurança cibernética, pergunte:

- Nossas impressoras multifuncionais (MFPs) estão configuradas de forma segura e são atualizadas regularmente?
- Quem pode acessar as funções dos dispositivos e os trabalhos de impressão confidenciais?
- Contamos com as ferramentas necessárias para ajudar a manter nossa frota de MFPs segura?
- As informações confidenciais são criptografadas durante a transferência entre sistemas?
- Os destinos de digitalização são controlados?
- Os eventos e as atividades dos dispositivos estão sendo monitorados?
- O que acontece com os dados armazenados em um dispositivo quando ele é substituído, devolvido ou descartado?

A Katun pode ajudá-lo a explorar essas questões e identificar soluções que atendam às necessidades específicas da sua organização.

Um ambiente de impressão seguro envolve mais do que apenas os próprios dispositivos. Ele exige que dispositivos, softwares, usuários, dados e fluxos de trabalho funcionem em conjunto de forma segura. Ao incluir as impressoras multifuncionais (MFPs) na discussão sobre segurança cibernética, as organizações podem abordar uma área de risco frequentemente negligenciada e fortalecer sua estratégia geral de segurança.

Explore as impressoras multifuncionais (MFPs) Arivia e as soluções para o local de trabalho da Katun para descobrir como os dispositivos, softwares e fluxos de trabalho adequados podem contribuir para um ambiente de impressão mais seguro. Para obter mais detalhes sobre os recursos de segurança da Arivia, leia nosso white paper sobre segurança da Arivia.