Assistant administratif I

Description de l'emploi 

En tant qu'assistant(e) administratif(ve) I, vous assisterez l'ensemble de l'équipe de gestion de l'établissement et travaillerez sur une série de missions générales ou très détaillées.

But:

Assiste l'ensemble de l'équipe de gestion de l'établissement, pour des missions générales ou très détaillées. Utiliser les conseils de la direction pour effectuer les achats et mettre à jour les systèmes. Génère des rapports et maintient des mécanismes de fichiers physiques et électroniques.

Principales responsabilités :

• Assurer un soutien à l'ensemble de l'équipe de direction et un soutien général aux visiteurs (badges, inscriptions, gestion du système de cartes d'accès de sécurité). Il gère les systèmes d'archivage pour l'administration et les ressources humaines.
• Créer des feuilles de calcul et des PowerPoint à partir du contenu/des rapports. Préparer des rapports détaillés et des présentations pour l'équipe de direction.
• Commander des fournitures, en recherchant les prix en fonction des niveaux d'inventaire prescrits.
• Rapproche les notes de frais, traite les reçus de cartes de crédit et dirige les factures vers le processus AP.
• Appelle les fournisseurs pour organiser les services, s'assure des accords de sécurité et des certificats d'assurance des fournisseurs.
• Tenir à jour le système de chronométrage NOVAtime afin d'étayer les rapports de production, les rapports de présence et les rapports sur les performances clés. Rapproche les soldes des avantages sociaux de l'UKG.
• Tient à jour les fiches de données de sécurité de référence pour la production et le bureau.
• Participe aux initiatives d’amélioration continue et de qualité, y compris le développement personnel et professionnel, afin de maximiser les capacités individuelles, départementales et organisationnelles.
• Maintenir un environnement de travail sûr et efficace afin de répondre en permanence aux besoins des clients
  et de protéger la santé et le bien-être des employés.
• Entretient des relations constructives avec les employés de l'ensemble de l'entrepôt en partageant des informations et des connaissances afin d'améliorer la capacité des collègues à obtenir des résultats.
• Exécute d’autres projets, travaux et activités assignés pour assurer un service continu à nos clients internes et externes.
   

Exigences:

• Éducation secondaire ou GED requis.
• Expérience de 3 à 5 ans dans le domaine du soutien administratif à la gestion.
• Capacité avérée à atteindre les objectifs/attentes de performance.

Connaissances, compétences et aptitudes :

• Haut niveau de confidentialité et d'étiquette professionnelle
• Capacité à lire et à comprendre les instructions et la correspondance
• Une bonne communication est nécessaire et l'étiquette du courrier électronique est requise.
• Connaissance pratique avancée des logiciels ci-dessous et des données sources
• Compréhension des principes comptables et des formules de base
• Compétences en mathématiques appliquées requises

Équipement / logiciel utilisé :

• Ordinateur
• Microsoft Office, y compris PowerPoint et Excel (création d'organigrammes et de graphiques)
• Expérience de NOVAtime souhaitée
• Expérience de l'IFS souhaitée

Environnement de travail et exigences physiques* :

• Conditions de travail : Entrepôt Contactez les Ressources humaines pour une description complète des conditions de travail. 

*Cette liste ne présente pas toutes les exigences physiques. Les descriptions sont représentatives de celles que l'employé doit satisfaire pour accomplir les tâches essentielles du poste. Des aménagements raisonnables peuvent être prévus pour permettre aux personnes handicapées d'accomplir les tâches essentielles du poste. Katun Corporation souscrit au principe de l'égalité des chances. Tous les candidats qualifiés seront considérés pour un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'origine nationale, de handicap, de statut d'ancien combattant ou de tout autre statut protégé par la loi.

Cette description de poste est une représentation générale des tâches et responsabilités courantes dans cette catégorie d'emploi et ne constitue pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, fonctions et qualifications requises pour ce poste. Les descriptions de poste ne constituent pas des contrats de travail et ne constituent pas des contrats de travail. 

Type d'emploi : Temps partiel

Rémunération : 20,00 $ de l'heure

Heures prévues : 22,50 heures par semaine

Horaire : du lundi au vendredi

Heures d'ouverture : 7h30 - 12h00

Formation : Diplôme d'études secondaires ou équivalent (de préférence)

Possibilité de se déplacer : Davenport, IA 52806 (obligatoire) 

Lieu de travail : En personne

Avantages:

• 401(k)
• Cotisations de contrepartie 401(k)
• Congés payés
• Programme de parrainage
• Programme d'aide aux employés