Cómo integrar los equipos multifunción en tu estrategia de ciberseguridad

Cómo integrar los equipos multifunción en tu estrategia de ciberseguridad

Por Tony Ko, Vicepresidente de Hardware y Soluciones Empresariales

Cuando las organizaciones piensan en la ciberseguridad, la conversación suele empezar por los ordenadores, los servidores y las redes. Pero hay otro dispositivo conectado que a menudo se pasa por alto: la impresora multifunción (MFP).

Las impresoras multifunción actuales hacen mucho más que imprimir y copiar. Se conectan a redes, escanean documentos confidenciales y transmiten información por toda la organización. Sin las medidas de seguridad adecuadas, estos dispositivos pueden generar brechas de seguridad.

Incorporar los equipos multifunción (MFP) a tu estrategia de ciberseguridad contribuye a proteger la información de tu empresa, reducir los riesgos y garantizar flujos de trabajo documentales más seguros.

A continuación te ofrecemos algunas medidas prácticas para ayudarte a mantener segura tu flota de equipos multifunción.

Empieza por lo básico: protege tus dispositivos

Mantener las impresoras multifunción (MFP) configuradas de forma segura y actualizadas con la última versión de firmware es un primer paso importante. Al igual que otros dispositivos conectados, las impresoras multifunción requieren un mantenimiento continuo para subsanar posibles vulnerabilidades de seguridad y garantizar un funcionamiento fiable.

En el caso de los equipos multifunción (MFP) de Katun Arivia, consulta con tu proveedor de servicios para conocer cómo se gestionan las actualizaciones de firmware, incluyendo cómo se supervisan y se aplican dichas actualizaciones. Revisar periódicamente la configuración de los dispositivos, limitar el acceso de administrador y desactivar los servicios de red innecesarios también puede ayudar a reducir la exposición a posibles amenazas.

Los controles de acceso son otro aspecto importante a tener en cuenta. Los permisos de usuario y los tiempos de espera automáticos de las sesiones pueden ayudar a evitar el acceso no autorizado, mientras que las funciones de impresión segura evitan que los documentos confidenciales queden desatendidos en la bandeja de salida.

Proteger la información mientras se transmite

Un equipo multifunción suele manejar información confidencial a medida que esta se transfiere entre el ordenador del usuario, el dispositivo, un servidor de archivos, un sistema de correo electrónico u otro destino de escaneo. Esa información debe contar con la protección adecuada durante todo el proceso.

Vale la pena plantearse una pregunta sencilla: ¿Sabemos cómo circula la información a lo largo de nuestros flujos de trabajo de impresión y digitalización? ¿Y están esas comunicaciones debidamente protegidas?

Proteger estas conexiones puede ayudar a reducir el riesgo de que la información sea interceptada o se acceda a ella sin autorización. Pide a tu equipo de TI o a tu proveedor de servicios de impresión que confirme que el cifrado y otras medidas de seguridad protegen la información confidencial a lo largo de todos tus flujos de trabajo de impresión y escaneo.

Haz que el escaneo sea más sencillo y seguro

Enviar un documento a un destinatario o a una carpeta compartida equivocados puede poner en riesgo la información confidencial. Cuando los empleados introducen manualmente las direcciones de correo electrónico o eligen los destinatarios de una lista extensa, pueden producirse errores.

Los destinos de escaneo aprobados y preconfigurados pueden ayudar a reducir estos errores, ya que facilitan la identificación y selección de las opciones autorizadas. La gama de soluciones para el lugar de trabajo de Katun incluye soluciones que pueden ayudar a las organizaciones a establecer flujos de trabajo de escaneo estructurados y a aplicar controles de acceso a las funciones y destinos compatibles de los dispositivos.

El objetivo es integrar la gestión segura de documentos en el flujo de trabajo diario, sin añadir una complejidad innecesaria para los empleados.

Piensa en la supervisión y el acceso

La seguridad no termina una vez configurada una impresora multifunción. Las organizaciones también necesitan tener visibilidad sobre la actividad relacionada con la seguridad y el funcionamiento habitual de los dispositivos.

La supervisión de la seguridad puede ayudar a los equipos de TI a revisar la actividad de los dispositivos e investigar posibles problemas. Los registros de auditoría, por ejemplo, pueden recoger intentos repetidos de inicio de sesión fallidos, lo que proporciona a los equipos información útil para investigar. Pregunta a tu proveedor qué actividad se registra, cuánto tiempo se conservan los registros y cómo se revisan.

La supervisión del parque de impresoras desempeña un papel diferente, pero igualmente importante. Herramientas como MPS Monitor y eXplorer de Katun pueden ayudar a los equipos de TI y a los proveedores de servicios de impresión a supervisar el rendimiento del parque de impresoras e identificar problemas como el nivel bajo de tóner o los atascos de papel. Esta visibilidad facilita un mantenimiento oportuno y ayuda a minimizar las interrupciones.

La autenticación es otra importante medida de protección. Los empleados pueden utilizar una tarjeta de identificación compatible u otro método de inicio de sesión admitido para acceder a las funciones autorizadas y liberar trabajos de impresión confidenciales, lo que contribuye a reducir el riesgo de que los documentos caigan en manos de la persona equivocada.

Las impresoras multifunción (MFP) de Arivia ofrecen controles de autenticación nativos, mientras que soluciones como MyQ y lectores de tarjetas compatibles, como el lector de tarjetas HID de Katun, pueden satisfacer requisitos adicionales de autenticación y de liberación segura de impresiones.

En conjunto, los controles de acceso adecuados, la autenticación y la supervisión de dispositivos ayudan a las organizaciones a adoptar un enfoque más integral en materia de seguridad.

Incluye la seguridad de los equipos multifunción en la conversación

Uno de los pasos más importantes para proteger tu parque de equipos multifunción (MFP) es integrar la seguridad de estos dispositivos de forma habitual en los debates sobre ciberseguridad de tu organización. La seguridad de los equipos multifunción no tiene por qué ser una iniciativa independiente; debe tenerse en cuenta junto con los sistemas, los usuarios y los flujos de trabajo que ya están incluidos en tu estrategia de seguridad general.  

La próxima vez que tu organización revise su plan de ciberseguridad, pregúntate:

- ¿Están nuestras impresoras multifunción (MFP) configuradas de forma segura y se actualizan periódicamente?
- ¿Quién puede acceder a las funciones de los dispositivos y a los trabajos de impresión confidenciales?
- ¿Disponemos de las herramientas necesarias para garantizar la seguridad de nuestro parque de impresoras multifunción?
- ¿Se cifra la información sensible cuando se transfiere entre sistemas?
- ¿Se controlan los destinos de escaneo?
- ¿Se supervisan los eventos y la actividad de los dispositivos?
- ¿Qué ocurre con los datos almacenados en un dispositivo cuando este se sustituye, se devuelve o se desecha?

Katun puede ayudarte a analizar estas cuestiones y a encontrar soluciones que se adapten a las necesidades específicas de tu organización.

Un entorno de impresión seguro va más allá de los propios dispositivos. Requiere que los dispositivos, el software, los usuarios, los datos y los flujos de trabajo funcionen conjuntamente de forma segura. Al incluir las impresoras multifunción en el debate sobre la ciberseguridad, las organizaciones pueden abordar un área de riesgo que a menudo se pasa por alto y reforzar su estrategia general de seguridad.

Explora las impresoras multifunción (MFP) Arivia y las soluciones para el lugar de trabajo de Katun para descubrir cómo los dispositivos, el software y los flujos de trabajo adecuados pueden contribuir a crear un entorno de impresión más seguro. Para obtener más información sobre las funciones de seguridad de Arivia, lee nuestro informe técnico sobre la seguridad de Arivia.